Lerneinheit 7.2 – Einrichten & Governance

Wie eine Integration eingerichtet und genutzt wird, hängt vom jeweiligen Dienst und der Workspace-Konfiguration ab. Häufig gibt der Workspace-Admin die Integration zunächst frei. Danach wird eine passende Verbindung eingerichtet – etwa mit einem persönlichen Konto oder einer bereitgestellten Team-Verbindung. Je nach Integration kannst du sie im Chat, in Agenten oder in Workflows nutzen. Vorher lohnt ein kurzes Innehalten: Welche Daten und Berechtigungen sind dabei im Spiel?

Wie Integrationen technisch funktionieren:

Eine Verbindung ermöglicht Langdock, auf festgelegte Funktionen eines externen Dienstes zuzugreifen. Häufig erfolgt die Anmeldung über OAuth (Open Authorization), ein Verfahren, mit dem du einer Anwendung gezielt Zugriff auf bestimmte Funktionen deines Kontos gibst, ohne dein Passwort direkt mit ihr zu teilen. Je nach Integration können auch andere Verbindungsarten genutzt werden. Welche Daten gelesen oder verändert werden können, hängt unter anderem von der Verbindung, den Berechtigungen und den freigegebenen Aktionen ab. Im Chat werden Aktionen durch eine Anfrage ausgelöst; eine zusätzliche Bestätigung hängt von der jeweiligen Aktion und Konfiguration ab. Synchronisierungen und Workflows können außerdem nach einem eingerichteten Zeitplan oder Ereignis laufen – also auch ohne eine neue manuelle Chat-Anfrage.

Prüfe deshalb bei jeder Integration die verfügbaren Aktionen, Berechtigungen und möglichen Datenflüsse. Die aktuelle Langdock-Dokumentation zu Integrationen zeigt, welche Funktionen und Auslöser für den jeweiligen Dienst verfügbar sind.

Was bedeutet das für DSGVO und Datenschutz?

Drei Punkte, die für Marketing-Teams relevant sind:

1. Keine Nutzung von Kundeninhalten zum Modelltraining laut Langdock. Langdock erklärt, dass Kundeninhalte nicht zur Entwicklung, zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet werden. Das beantwortet jedoch nicht automatisch alle Fragen zur Verarbeitung durch den verbundenen Dienst oder zu euren internen Vorgaben. Details: Langdock Sicherheit & Compliance.
2. Datenfluss und Zeitpunkt hängen vom Setup ab. Eine Chat-Anfrage, eine eingerichtete Synchronisierung und ein Workflow mit Zeitplan oder Ereignis-Auslöser sind unterschiedliche Vorgänge. Prüfe, welche Inhalte übertragen werden, welche Aktionen ausgeführt werden können und wann eine Ausführung startet.
3. Berechtigung und Zweck vorab klären. Prüfe, ob die Inhalte für den vorgesehenen Zweck verwendet werden dürfen, welche Personen oder Systeme Zugriff erhalten und ob die Verbindung Daten in ein Drittsystem schreiben kann. Für personenbezogene Kundendaten oder vertrauliche Inhalte gilt dieselbe sorgfältige Prüfung wie bei direkten Chat-Eingaben (vgl. Modul 1, DSGVO-Ampel).

Wer kann Integrationen aktivieren?

In Langdock gibt es zwei Ebenen:

• Workspace-Admin: Legt fest, welche Integrationen und – abhängig von der Konfiguration – welche Aktionen oder Team-Verbindungen im Workspace verfügbar sind.
• Nutzer*innen oder Teams: Richten je nach Integration eine persönliche Verbindung ein oder nutzen eine vom Workspace bereitgestellte Verbindung. Prüfe vor der Autorisierung die angeforderten Berechtigungen und den verwendeten Account. Verfügbare Integrationen findest du unter Plugins → Integrationen.

Tipp für Führungskräfte: Kläre vorab mit eurem IT- oder Datenschutzteam, welche Integrationen freigegeben sind. Das erspart später Überraschungen.

Integrationen verbinden – Kurzanleitung:

Vergrößern ↗

1. Öffne in der linken Navigation Plugins und wähle Integrationen
2. Wähle die gewünschte Integration aus dem Verzeichnis
3. Klicke auf Verbinden oder klicke auf +. Je nach Einrichtung autorisiere dein Konto oder wähle eine bereitgestellte Verbindung; prüfe die angefragten Berechtigungen.
4. Nach der Verbindung kannst du die Integration dort verwenden, wo sie für dich freigegeben ist – zum Beispiel im Chat, in einem Agenten oder in einem Workflow. Im Chat kannst du sie, sofern verfügbar, per @ aufrufen. Aktionen und Auslöser hängen von der Integration, den Berechtigungen und der Workspace-Konfiguration ab.

Jetzt du

Aufgabe: Öffne in Langdock Plugins → Integrationen:

Welche Integrationen sind in eurem Workspace bereits verfügbar und welche davon hättest du gerne verbunden?

Falls du Admin-Rechte hast: schau auch, welche Integrationen auf Workspace-Ebene noch nicht aktiviert sind, aber sinnvoll wären.